شش ماهی از حضورم در خانه دکتر منوچهری می گذشت. پیشرفت خوبی در زندگی و برنامه ریزی و مدیریت زمان برایم ایجاد شده بود. هدفگذاری هایم را یاد گرفته و تمرین کرده بودم. بعد از ده ها بار ویرایش با کمک دکتر و خاله ام و بعضی از اساتید دانشگاهم مطمئن شدم کلیات برنامه ده ساله ام کامل و درست هستند. تقسیمات سالانه برنامه هایم هم تقریبا درست بود. تقریبا می دانستم هر سال دو سه کار مهمی که باید انجام دهم تا به اهداف ده ساله ام برسم کدام ها هستند. اما وقتی به ماه ها و مخصوصا هفته و روز می رسیدم در خیلی موارد پایم لنگ بود.

گاهی یک روز بی نظمی در خواب کل برنامه ام را به هم می زد. گاهی یک ضرورت و کار اورژانسی تنظیماتم را به هم می زد. مخصوصا اگر در یک هفته تکلیف های درسیم با هم به تضاد می رسیدند یا درس و کار و خانواده و مسائل شخصی با هم قاطی می شدند تقریبا از یک جایی به بعد مدیریت زمان از دستم در می رفت.

مشکلات مدیریت زمان بعد از هدفگذاری

در مواقعی از روز و روزهایی از ماه، گاهی ده ها کار برای هر روز و هفته ام داشتم. نمی دانستم کدامشان را باید زودتر انجام دهم. به طور طبیعی آنهایی که برایم لذت بخش تر بودند را زودتر انجام می دادم. اما این همیشه درست از آب در نمی آمد. سر شب که بررسی می کردم می دیدیم تقریبا مهمترین کارهایم را تعویق انداخته ام. با خاله ثریا که مشورت می کردم از آنجایی که خاله آدم سیر و سلوک بود می گفت یک نسبتی است بین اولویت های اساسی زندگی ات که به تعویق می اندازی با وسوسه های شیطان و نقش او در عدم موفقیت تو.

در تنظیمات و مراقبت های خدایی بناست تو موفق ترین نسخه از خودت باشی. یعنی فرد موفقی باشی. حالا این وسط شیطان بین تو و خواسته خداوند در باره تو قرار می گیرد. شیطان همه تلاشش را می کند که تو موفق نشوی. گاهی با وسوسه تو به گناه. اما گاهی که فرصت و امکان یا علاقه به گناه نداری ممکن است با امور مباح تو را درگیر و سرگرم کند. به هر کاری که مانع پرداخت تو به اولویت های زندگی ات شود با فرض این که اولویت ها را درست انتخاب کرده باشی، عاملی شیطانی پشت سر خود دارد. جالب اینجا بود که این زوایه نگاه خاله به موفقیت و مدیریت زمان، بیشترین مخاطب را در سمینارهایش در مراکز اسلامی آلمان داشت.

اما من و دکتر منوچهری تا حدود زیادی با این طرز نگاه بیگانه بودیم. مخالف نبودیم و مخالفت نمی کردیم. اما تنظیمات مغزی من زیاد با این مفاهیم هماهنگ نبود. دکتر منوچهری شیوه دیگری به من پیشنهاد داد. تکنیک ماتریس اولویت بندی کارها در مدیریت زمان.

ماتریس اولویت بندی کارها

ماتریس مدیریت زمان کاربرد مناسبی برای مدیریت و اولویت بندی فعالیت ها دارد. به خاطر شکل این ماتریس شما می توانید آن را روی یک مقوا داشته باشید و یا بر روی یک برگ کاغذ آن را بکشید و با مداد محتویاتش را پر کنید و یا حتی آن را در Excel داشته باشید. یا هر نرم افزار دیگری.

بین کارهای اضطراری و مهم تمایز قائل شوید

در تعیین اولویت ها مهم است که بین کارهای اضطراری و مهم تمایز قائل شوید. به خاطر داشته باشید، کارهای اضطراری به ندرت مهم، و کارهای مهم به ندرت اضطراری هستند. کار اضطراری باید فورا انجام شود. این کارها اغلب تحت تاثیر نیروهای بیرون از شما، و از جمله آنها رئیس و مشتریان و خانواده و دوستانتان، تعیین می شوند. ممکن است تلفن شما زنگ بزند یا یکی از همکارانتان کار شما را قطع کند. اینها جملگی اضطراری هستند، اما معمولا ارزش بلند مدت ندارند.

شاید مهمترین کلمه در تعیین اولویت ها، نتایج یا پیامدها باشد. کار مهم آن کاری است که انجام دادن یا ندادنش پیام های جدی برجای می گذارد. کار غیر مهم معمولا پیامد مهمی به دنبال ندارد. گاه اصولا مهم نیست که این کار صورت می گیرد یا نمی گیرد. از سوی دیگر، کارهای مهم، کارهایی هستند که اگر انجام نشوند، پیامدهای جدی از خود باقی می گذراند. اما اینها به ندرت اضطراری هستند.

بخش یک – مهم فوری

در این طبقه کارهایی قرار می گیرند که هم نیازمند یک اقدام فوری هستند و هم دارای نتایج حائز اهمیتی می باشند. بحران ها و مشکلات شخصی و خانوادگی از این طبقه هستند. بخش مهمی از کارهایی که به سطحِ مهم و فوری می‌رسند، زمانی می‌توانسته‌اند در سطح مهم اما غیرفوری باشند. اما به علت پیش‌بینی‌ها و برآوردهای نادرست شما یا ضعف نظم درونی (تلاش برای طفره رفتن از‌ آن‌ کارها)، امروز در دسته‌ی مهم و فوری قرار گرفته‌اند.

البته این ادعا الزاماً درباره‌ی همه‌ی کارهای فوری و مهم مصداق ندارد؛ مثلاً با تصادف یکی از دوستان نزدیک شما در خیابان، مجموعه‌ای از کارهای مهم و فوری به فهرست فعالیت‌هایتان افزوده می‌شود. با این حال، اگر از مثال‌های خاص در حدی که مطرح شد بگذریم، بی‌توجهی به اولویت بندی کارها یکی از مهم‌ترین عواملِ پُر شدنِ سبدِ فعالیت‌های مهم و فوری است.

بخش دو – مهم غیر فوری

اغلب کارهایی که در زندگی ما ارزش واقعی و ماندگار ایجاد می‌کنند، در این دسته قرار می‌گیرند. فعالیت های مهمی که انجامشان الزامیست اما در زمان کوتاه انجام نمی شوند و بیشتر زمان بندی بلندتری دارند. فعالیت و کارهایی که در این طبقه قرار می گیرند به هدف ها، رسالت و نقش های زندگی مربوط می شوند. در بلندمدت، فرصت‌های بسیاری را از شما می‌گیرند و ممکن است بحران‌های متعددی را برایتان ایجاد کنند.

اما مجبور نیستیم همین حالا و با فوریت آنها را انجام دهیم و می توانیم آنها را به زمان دیگری موکول کنیم. اما در هر حال لازم است آنها را انجام دهیم. به همین علت، بلافاصله پس از کارهای مهم و فوری (که باید به تدریج، کم و کمتر شوند) برای کارهای مهمِ غیرفوری وقت بگذارید. یاد گرفتن کار با رایانه، رفتن به یک رستوران یا سینما با همسر خود، خرید لباس یا کتاب غیردرسی و از این قبیل امور است.

بخش سه – امور فوری غیر مهم

فعالیت هایی که خیلی اهمیتی ندارند اما شما نقشی در به وجود آمدنشان ندارید و باید بتوانید مدیریتشان کنید در غیر این صورت تبدیل به دامی برای از بین بردن زمان شما خواهند شد. محتوای این قسمت مورد علاقه ی دیگران است و بیشتر خوشایند آنان، اما نکته مهم در اینجاست که این امور نه تنها مهم نیستند، بلکه هیچ گونه ارتباطی با اهداف ما ندارند و حتی بعضی وقتها مانعی بر سر اهداف ما خواهند بود. دوستی زنگ می زند یا پیامک می دهد که همین حالا ضرورتی پیش آمده و در پارک فلان منتظر تو هستم، دوست دیگری برای خرید لباس عروسی یا دامادی نیاز به همراهی دارد و از این قبیل.

اگر کارهای مهمِ فوری و مهمِ غیرفوری شما باقی مانده است، شاید مناسب باشد با یک تماس تلفنی، قرارِ تفریحی خودتان با یک دوست قدیمی را جابجا کنید. با این کار، به تدریج یاد می‌گیرید که برای برخی قرارها و دیدارها کمتر وقت بگذارید و آگاهانه‌تر برنامه‌ریزی کنید؛ تا هر روز مجبور به تماس گرفتن و عذرخواهی و تغییر برنامه نشوید.

بخش چهار – غیرفوری غیرمهم

فعالیت های بیهوده ایست که خود فرد خودش را درگیر آنها می کند و زمانش را از بین می برد. بخشی از عادات منفی می تواند در این قسمت قرار گیرد. در این طبقه بیشتر کارهایی قرار می گیرند که انجام دادن یا ندادن آن ها چه حالا و چه در وقت دیگر تفاوتی ندارد و هیچ گونه سود و زیانی به حال ما و اهداف ما و رسالتهای ما در زندگی ندارد و بیشتر باعث اتلاف وقت می شوند. مثل اصرار به دیدن فلان سریال، اصرار بر حضور در ورزشگاه برای دیدن مسابقه فلان تیم، وقت گذرانی و پاساژگردی با دوستان یا به تنهایی و از این امور.

کارهای غیرمهم و غیرفوری، مصداق‌های بسیار بیشتری دارند و اگر زندگی افراد معمولی و کسانی که به رشد و موفقیتی درخور دست نیافته‌اند جستجو کنید، می‌توانید نمونه‌های فراوانی از آن‌ها را بیابید.

چگونه محیط کار و زندگی مان را مدیریت کنیم؟