سمینار امروز را همراه خاله ثریا رفتیم. ” چگونه محیط کار و زندگی مان را مدیریت کنیم؟” این چند ماه دکتر منوچهری بیشتر از تدریس دانشگاهی ارائه سمیناری داشت. در بیشترشان هم همراه خاله شرکت می کردیم. مجموعه سمینارهای مدیریت زمان. شرکت کنندگان سمینار امروز آن طور که به خاله گفته بود خانواده ها بودند. مردان و زنانی که وجه مشترکشان اهمیت خانواده و کار و تلاش در خانواده و برای خانواده بود. مدیریت زمان و انرژی در محیط کار و زندگی.
با این که خیلی از سرفصل ها برایم بعد از سه ماه آشنا بود، اما نکاتی که می گفت به قول خاله، همیشه نکات تازه ای برای هر مخاطبی داشت. این سمینار هم همین طور. با این که تجربه زیست در تهران در همسایگی خاله و دکتر منوچهری مرا به شدت منضبط و متخشص ساخته بود اما همچنان اتاق مطالعه و هال و آشپزخانه و حتی ماشین شخصی ام نشان از پلشتی سابقم می داد.
چگونه محیط کار و زندگی مان را مدیریت کنیم؟
ما در دنیایی زندگی می کنیم که کارهایی که برای موفقیتمان نباید انجام دهیم بیشتر از کارهایی است که باید انجام دهیم. امروزه به فضای خالی و سفید در بخش های مختلف زندگی مان بیشتر نیازمندیم تا بخش هایی که گاهی با امور جذاب و نسبتا ارزشمندی پر می کنیم. نسبتا ارزشمندی که جای امور مهم و ارزشمند تر زندگی را گرفته اند. برای همین یکی از اصول مدیریت این است که شما پیش از هر کار فکر کنید و ببینید برای مدیریت زمان مفیدتان چه کاری نباید انجام دهید. کجا نباید بروید. چه صحبت هایی نباید بکنید. چه جلساتی را نباید شرکت کنید. در بحث مربوط به مدیریت کارهای شخصی و اتاق کارتان هم باید از این اصل تبعیت کنید.
پیش از شروع به کارتان اول ببینید چه چیزی نباید در اتاق کارتان وجود داشته باشد. باز هم از دید یک ناآشنا و تازه وارد به اتاقتان نگاه کنید. می توانید اتاق کارتان را کاملا خالی کرده و از ابتدا برای هر چیزی که در اتاق کارتان می چینید دلیل داشته باشید. چه چیزی نباید در اتاق کارتان باشد. همین طور چه چیزی در کجا نباید باشد. به این مساله بارش فکری معکوس می گویند. با این کار شما جلوی بسیاری از بی نظمی ها و مزاحمت های فیزیکی و حتی مزاحمت های روانی را می گیرید. بسیاری از مزاحمت های مدیریت زمان شخصی در اتاق کارتان با ساده سازی و خلوت کردن اتاقتان حاصل خواهد شد. در نهایت به این مساله می رسید که چه چیزهایی در این اتاق خالی و ساده نیاز دارید.
موارد غیر سودمند را حذف کنید
چه چیزهایی در اثربخشی شما در محیط کار نقشی ندارند؟ اشیایی که بود و نبودشان در زندگی شما تاثیری ندارد حذف کنید. با میز کارتان شروع کنید. هرچه روی میز کارتان است کناری بگذارید. میز را با وسایلی که هر روز به آنها نیاز دارید دوباره بچینید. مهم ترین چیزی که باید روی میزتان باشد پروژه ای است که در دست دارید. کشوی میزتان را تمیز کنید. فقط وسایلی را که زیاد با آنها سر و کار دارید در کشو قرار دهید. یک کشو را برای خرت و پرت ها در نظر بگیرید. ماهی یک بار کشوی خرت و پرت ها را خالی کنید.
جای مناسبی برای ملزومات بیابید. تجهیزات خود را با توجه به میزان مراجعه به آنها در جای مناسب قرار دهید. ملزومات هر کدام از تجهیزات را در کنار آنها قرار دهید. محل کار خود را به محیطی دنج و راحت تبدیل کنید. ببینید برای راحت تر و پربارتر شدن محیط خود و مدیریت زمان تان چه می توانید بکنید. از بین آنها مواردی که بر آسایش شما می افزایند ولی حواستان را پرت نمی کنند انتخاب کنید.
مواد لازم برای اتاق کار
در پکی که بهتان داده شده یک فرم را مشاهده می کنید. مواد لازم برای محل کار. این لیست پیشنهادی است و با توجه به شخصیت خودتان و کارتان آن را برای خود شخصی سازی کنید.
- یک صندلی راحتی
- لامپی که نور خوبی فراهم کند.
- تعدادی عکس
- آثار هنری
- جایی برای روزنامه ها و مجلات
- کتابخانه
- تابلوی رنگی یا قالی کوچک برای نصب روی دیوار
- چند بیت شعر
- یک دکور کوچک به همراه ظروف
- گل و گلدان کوچک
چگونه با سازمان دهی پرونده ها، به مدیریت زمان خود بپردازیم؟
اگر اهل مطالعه و کار در خانه باشید یکی از مشکلاتی که به مرور زمان گریبان شما را خواهد گرفت انبوهی از مطالب و جزوات و پرونده هایی خواهند بود که به مرور زمان در خانه و اتاق شخصی تان جمع کرده اید. شاید این پرونده ها و جزوات زمانی خیلی برای شما ارزشمند بودند. اما الان که به آنها نگاه می کنید یکی از اساسی ترین مزاحمت ها برای فعالیت راحت و آزاد شما در محیط زندگی تان به حساب می آیند.
برای مدیریت و سازماندهی پرونده ها به موارد زیر توجه کنید:
- هر چیزی که نیاز به نگهداری آن نیست دور بریزید.
- برای بازیابی سریع، روی پرونده ها برچسب بچسبانید.
- پرونده ها را پاکسازی و اطلاعات غیر فعال را که در آینده به کار خواهند آمد را در آرشیو قرار دهید.
- یک پرونده شامل کارهایی که باید، کارهایی که لازم است و کارهایی که می خواهید انجام دهید درست کنید.
- پرونده های کاری در جریان را از روی میز برداشته، در جعبه های قابل حمل قرار دهید. هر پروژه در یک جعبه.
- برای هر پوشه رنگی خاص برای سهولت دسترسی انتخاب کنید.
مدیریت اولویت های شخصی و خانوادگی